Trykkeriavtale klar – bestill konvolutter nå

Agder fylkeskommune har inngått rammeavtale for trykkeri- og kopieringstjenester med 07 Media AS. – Skolene og tannklinikkene må nå bestille konvolutter med sin nye logo. For fylkesadministrasjonen blir det sendt en felles bestilling fra dokumentsenteret til både fylkeshuset i Kristiansand og administrasjonsbygget i Arendal, sier Svein Buer påtroppende avdelingsleder for kommunikasjon.

Salgssjef Simon Andersen og rådgiver Christoffer Hallingskog (hovedkontakt for fylkeskommunen) i 07 Media Sør (datterselskap av 07 Media) holder til i Industrigata 13 i Kristiansand.

Agder fylkeskommune har inngått trykkeriavtale med 07 Media. Avtalen skal benyttes til innkjøp knyttet til trykkeri- og kopieringstjenester, som typisk er høye volum av kopiering, konvolutter med logoer, ulike typer trykksaker og storformater som rollups, beachflagg og bannere.

Alle fylkeskommunale virksomheter inkludert skoler og tannklinikker skal fra nå kjøpe sine trykkeri- og kopieringstjenester gjennom denne avtalen. Et unntak er mester-, fag-, kompetanse- og svennebrev som kjøpes på en egen nasjonal trykkeriavtale.

Merk at alle kjøp blir fakturert bestillende virksomhet gjennom sentralt fakturamottak.

Konvolutter vil bli prioritert ved bestillinger før jul – se nærmere informasjon om bestilling og prisliste nederst i saken.

Eksempler på trykksaker:
• Konvolutter med fargelogo med og uten vindu (EC4, C4, E65, C5, B4, C3)
• Trykksaker med fargelogo og fylkeskommunalt design:

  • Brevark med logo
  • Felles innkallingskort for Tannhelsetjenesten i Agder
  • Visittkort, tosidig (kan bestilles fra 02.01.2020)
  • Bordkort, navneskilt og talekort
  • Omslagsmapper
  • Brosjyrer, foldere, flyers og plakater

• Rollups, beachflagg og bannere
• Kopiering og ev. stifting av store mengder papir
• Bistand til grafisk design, timebasert (NB: Kun hvis fylkeskommunens grafiske designer ikke har kapasitet)

Bestillingsrutiner:
• Alle bestillinger sendes inn på e-post til agderfk@07.no.
• I alle bestillinger oppgis:
1. Navn på skolen eller tannklinikken det bestilles fra, eller om det bestilles for Agder fylkeskommune, slik at riktig logo benyttes.
2. For- og etternavn på bestiller
3. Ressursnummer
4. Leveringsadresse til den aktuelle skolen, tannklinikken, fylkeshuset i Kristiansand eller administrasjonsbygget i Arendal.
5. Før 01.01.2020: Merk at organisasjonsnummer fra dagens organisasjoner må oppgis for bestillinger som sendes før 01.01.2020 (faktura sendes på EHF). For fakturaer som sendes etter 01.01.2020 vil felles organisasjonsnummer for Agder fylkeskommune benyttes fra leverandør. Se for øvrig om fakturarutiner for nye Agder fylkeskommune.

Konvoluttbestilling
• Det første behovet som oppstår i forbindelse med sammenslåingen, er nye konvolutter som alle skoler og tannklinikker selv må bestille så snart som mulig slik at dette er tilgjengelig i januar 2020.
• For fylkesadministrasjonen blir det sendt en felles bestilling fra dokumentsenteret til både fylkeshuset i Kristiansand og administrasjonsbygget i Arendal.
• Nye konvolutter skal erstatte bruk av gamle konvolutter med gammel logo så snart dette er praktisk mulig på bakgrunn av bestillingstidspunkt og leveringstid.
• Konvolutter for den enkelte virksomhet, skal ha virksomhetens logo trykket på konvolutten etter et sentralt utarbeidet oppsett. For eksempel skal en konvolutt for Sam Eyde videregående skole ha Sam Eydes videregående skoles nye logo øverst i venstre hjørne.
• Returadresse «Agder fylkeskommune, Postboks 788 Stoa, 4809 Arendal» trykkes på alle konvolutter. Merk at skoler og tannklinikker også skal ha denne returadressen. Dokumentsenteret vil daglig ha dialog med virksomhetene om hva som kommer i retur. Gamle konvolutter skal ikke brukes i 2020 siden returpost da vil komme til feil adresse og fordi disse konvoluttene har logoer med fylkesvåpen som ikke lenger er gjeldende.
• Skoler og tannklinikker må informere trykkeriet hvis man har systemer for og ønsker å ha standard frankeringsmerke «postage paid» trykket på konvoluttene (NB: Dette innebærer ikke at porto er betalt).
• 500 stk. av en konvoluttutgave er minsteantall ved bestilling. Det anbefales derfor å velge ut et begrenset antall typer av konvolutter som bestilles.
• Konvolutter blir i utgangspunktet trykket opp med digitaltrykk hvis annen bestilling ikke blir gitt.
• Offsettrykk, som gir en noe skarpere trykkvalitet på logoen, må ev. bestilles særskilt og har en oppstartskostnad på 2 500 kroner eks. mva. Deretter følger pris for konvolutter som spesifisert prislisten. For eksempel 1 krone per C5 konvolutt med trykk. Ved store opplag anbefales offset.

Priser og minsteantall:
• Priser gjøres tilgjengelig på intranettet "Agda".
• Alle priser er oppgitt i norske kroner eksklusive merverdiavgift fritt levert.
• Det forutsettes trykklar PDF. Annet arbeid som ikke er spesifisert i forespørselen eller endringer av spesifikasjoner kan komme som tillegg til prisene. Slike tilleggsarbeider iverksettes kun etter nærmere avtale.
• Prisforespørsel følges opp med tilbud, mens bestillinger bekreftes med skriftlige ordrebekreftelser.

Leveringstid:
• Maksimal leveringstid (fra godkjent fil til levert produkt) for vanlige digitale trykksaker skal normalt være 5 arbeidsdager, med mindre annet er uttrykkelig avtalt (f.eks dersom det bestilles i uvanlig store mengder / ulike opplag samtidig).
• For hasteoppdrag skal det kunne leveres på 2 arbeidsdager pluss forsendelsestid (ekspress / over natten).
• Leveringstid på offset-trykk avtales i hvert tilfelle.
• Tilbudte priser skal også gjelde for hastebestillinger.

Kontaktpersoner i 07 Media Sør:
• Hovedkontakt Christoffer Hallingskog, mobil 984 88 853
• Salgssjef Simon Andersen, mobil 958 05 848
• Felles e-post agderfk@07.no

Kontaktpersoner i avdeling for kommunikasjon i Agder fylkeskommune:
• Grafisk designer Astrid Austeid Fjose, e-post asfj1@vaf.no mobil 996 95 118
• Kommunikasjonsrådgiver Cheryl Macdonald, cmd@vaf.no og mobil 982 48 507
• Påtroppende avdelingsleder, Svein Buer, svein.buer@austagderfk.no og mobil 970 46 099